Krajowa podróż służbowa wiąże się z koniecznością ponoszenia wydatków, które powinien pokryć pracodawca. Obliczenie wszystkich kosztów niekiedy bywa problematyczne, ponieważ pod uwagę należy wziąć wiele czynników. Dlatego też warto poznać najważniejsze informacje na temat krajowej podróży służbowej, dzięki temu będziesz wiedzieć, jak sprawnie i szybko wszystko zliczyć. Poznasz też pomocne narzędzia.
Czym jest krajowa podróż służbowa?
Na początku warto zastanowić się, kiedy dokładnie mamy do czynienia z krajową podróżą służbową. Tym pojęciem określa się każdy wyjazd pracownika poza miejsce wykonywania pracy. Celem podróży jest zrealizowanie powierzonych przez pracodawcę zadań. W przypadku środowiska akademickiego może to być na przykład wyjazd związany z reprezentowaniem uczelni na konferencji naukowej.
Wydatki wliczane do kosztów krajowej podróży służbowej
Koszty krajowej podróży służbowej wylicza się na podstawie wydatków związanych z przejazdem pracownika, noclegiem oraz wyżywieniem. Samodzielne obliczenie wszystkich kosztów nie jest prostym zadaniem – nietrudno o pominięcie ważnych wydatków. Z tego względu najlepiej skorzystać z pomocy – w tym zadaniu niezastąpiony okaże się kalkulator podróży służbowej, który krok po kroku pomoże podsumować poniesione koszty. Oszczędzisz sporo czasu.
Dlaczego warto korzystać z kalkulatora podróży służbowej?
Kalkulator podróży służbowej jest narzędziem służącym do automatycznego przeliczenia kosztów delegacji pracownika. Cechuje się intuicyjną obsługą – wystarczy wpisać niezbędne dane, zgodnie ze wskazówkami. Ponadto to narzędzie uniwersalne i sprawdza się w każdej branży, w tym także w środowisku akademickim. Pozwala szybko i bez większych komplikacji obliczyć koszty związane chociażby z uczestniczeniem w kilkudniowej konferencji naukowej organizowanej w innym mieście. Standardowo pierwszym krokiem wykonywanym, gdy trzeba wyliczyć koszty delegacji, jest podanie daty i godziny wyjazdu oraz przyjazdu w odpowiednim miejscu w kalkulatorze. To pozwala na dokładne wyliczenie diety – zgodnie z obowiązującą obecnie stawką. Dodatkowo użytkownik może wskazać liczbę bezpłatnych posiłków zapewnionych przez pracodawcę, co automatycznie wpłynie na zmniejszenie diety.
Co więcej, kalkulatora umożliwia szybkie i automatyczne wyliczenie nie tylko diety, ale też kosztów przejazdu. Użytkownik nie musi samodzielnie wyszukiwać aktualnych stawek. Wystarczy podać niezbędne dane np. wybrać odpowiedni pojazd, a potem podać liczbę kilometrów. Szybko i sprawnie zostanie wyliczona kwota zwrotu, jeśli jechało się własnym samochodem. Narzędzie jest godne uwagi także ze względu na możliwość dostosowania go do indywidualnej potrzeb – dowodem na to jest chociażby opcja wpisania dodatkowych wydatków związanych z podróżą.
Jak można się ubiegać o dodatkowe koszty zwrotu?
Pracownik ma prawo ubiegać się o zwrot dodatkowych kosztów, które poniósł podczas wyjazdu. Dotyczy to wyłącznie niezbędnych wydatków, takich jak chociażby dodatkowe opłaty za parkingi czy konieczność dokupienia bagażu. Podstawą do otrzymania zwrotu za poniesione koszty jest ich odpowiednie udokumentowanie. Uczelnia może nie zgodzić się na pokrycie poniesionych wydatków, jeśli uzna, że nie były one związane z realizowanymi
obowiązkami.
Czy pracownik akademicki może odmówić podróży służbowej?
Pracownik nie może odmówić odbycia krajowej podróży służbowej, ponieważ jest to polecenie służbowe. Wyjątek dotyczy kobiet w ciąży oraz osób opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia. Również osoby niepełnosprawne mogą odmówić wzięcia udziału w podróży, jeśli mają trudności w poruszaniu się.
Automatyczny kalkulator podróży służbowej to praktyczne narzędzie, które sprawdza się także w środowiskach akademickich. Z jego pomocą można szybko obliczyć koszty poniesione z tytułu uczestnictwa w konferencji naukowej lub wykonywania innych obowiązków z ramienia uczelni.
